FGS TimeRec - Arbeitszeiterfassung

Beschreibung und Hilfe zur Software

Themen:
  1. Administrator
  2. Automatisches Abmelden
  3. Netzwerkverbindung
  4. Support FGS Software
  5. Programmsprache ändern
  6. Mitarbeiter hinzufügen
  7. Zeiterfassung
  8. Krankheit und Urlaub
  9. Auswertungen ausdrucken
  10. Urlaubsplaner
  11. Datensicherung
  12. Daten Export

FGS TimeRec, Beschreibung und Hilfe


Nach der Installation starten Sie das Programm.
Falls Sie das Programm auf einem normalen Arbeitsrechner installiert haben, können Sie das Hauptfenster verkleinern und haben somit eine kleine Uhr auf Ihrem Rechner.

Analoge Uhr
Auch als digitale Uhr
Bei der Installation auf einem Mini-PC oder Tablet mit Touchscreen, der nur für die Zeiterfassung verwendet wird, zeigen Sie die Uhr im Vollbildmodus an.

Nach dem Klick auf die Uhr öffnet sich das Einlogfenster. Klicken Sie auf Ihren Namen und geben danach Ihr Passwort ein.

4 Mitarbeiter (Freeware)
15 Mitarbeiter
60 Mitarbeiter

Die Software erkennt automatisch, ob Sie sich Ein- oder Ausloggen - Sie werden Begrüsst oder Verabschiedet.


Der Bereich des Administrators:


Beim Anmelden erkennt die Software, ob Sie Administrationsrechte besitzen.
Ein zusätzliches Fenster öffnet sich.


über den Butten "Admin" gelangen Sie in den Administrationsbereich der Software



Automatisches Logout:



Es kommt sehr oft vor, dass Mitarbeiter vergessen, sich nach der Arbeit auzuloggen. Damit die Arbeitszeit nicht ins unermessliche wächst, wird in diesem Fall der Mitarbeiter nach einer vorgegebenen Zeit ausgeloggt und seine Arbeitszeit wird auf "Null" gesetzt. Die Vorgabe sind 14 Stunden. Diese Höchstgrenze kann von Ihnen geändert werden.
Diese Mitarbeiter werden als Zeitüberschreitung in "Gelb" angezeigt. Die Zeit sollte nach Rücksprache mit dem Mitarbeiter korekt eingepflegt werden (Zeiterfassung).


Netzwerkverbindung (nur registrierte Version)



Dieser Punkt ist nur für Personen, die sich mit dem Dateisystem auf Ihrem Computer auskennen.

"Datenbank verschieben" - mit dieser Funktion können Sie die Datenbank an jeden erreichbaren Ort Ihres Computers verschieben.
Dies wird oft ein Server sein, der jederzeit auch für andere Computer erreichbar ist.

"Verbindung mit externer Datenbank - Lokale löschen" - das Programm wird auf einem neuen Computer installiert und soll mit einer erreichbaren Datenbank im Netzwerk verbunden werden. Die mitinstallierte Datenbank wird dadurch automatisch gelöscht.

Support FGS Software (nur registrierte Version)



Bei Problemen mit der Software können Sie hier Kontakt per Mail und wenn nötig, über den integrierten TeamViewer, einem Mitarbeiter von FGS Zugriff auf Ihren Computer gewähren.
Ausgeschlossen sind Netzwerkprobleme.

Programmsprache ändern



Wählen Sie hier aus 17 verfügbaren Menüsprachen Ihre Sprache aus.

Mitarbeiter hinzufügen



In diesem Fenster können Sie Mitarbeiter hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
In der Grundversion ist das Programm für 15 Mitarbeiter frei geschaltet.
Dies sehen Sie oben, links über den Mitarbeitern.
Bei dem Auswählen des Mitarbeiters für eine Änderung klicken Sie bitte auf den Namen, nicht in das freie Feld daneben!
Gehen Sie auf "Bearbeiten" oder klicken Sie auf "Neu" für einen neuen Mitarbeiter.
"Löschen" Bei dem Löschen des Mitarbeiters wird dieser als gelöscht markiert. Er wird bei dem Login nicht mehr angezeigt. Die Daten bleiben erhalten und Sie können sie jederzeit im Bericht "Auswahl" anzeigen. Das Löschen erweitert Ihr Kontingent der freien Mitarbeiter.
Wenn Sie einen Mitarbeiter mit all seinen Daten löschen wollen, drücken Sie die "Strg (Ctrl)" Taste gleichzeitig mit dem Button "Löschen". Bitte beachten Sie, dass der Gesetzgeber eine Datenvorhaltung von z.Zt. 2 Jahren vorschreibt.


  1. Kurz Name - diese Eingabe wird im Einlogbildschirm angezeigt und darf keine Dublikate erhalten. Bei 2 Personen mit dem selben Namen
    z.B "Mayer 1" und "Mayer 2". Es sollte nicht länger als 8 Zeichen sein.
  2. Vorname - selbsterklärend.
  3. Nachname - selbsterklärend.
  4. Personalnummer - geben Sie hier die Personalnummer oder Steuernummer des Mitarbeiters ein.
    Wenn Sie am Ende des Monats einen Export in Excel machen, kann über dieses Feld eine Verknüpfung zur Lohnbuchhaltung oder für Ihren Steuerberater gemacht werden.
  5. Telefon - bei Unstimmigkeit oder vergessenem Logout können Sie so direkt den Mitarbeiter kontaktieren.
  6. Passwort - Eine Nummer zwischen 1 und 6 Zahlen. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter.
  7. Admin - Bei gesetztem Haken kann diese Person den Administrationsbereich betreten.
  8. "gelöscht" - Mitarbeiter aktivieren oder deaktivieren

Zeiterfassung



In diesem Fenster können Sie alle Ein- und Auslogzeiten überblicken. Gelb gekennzeichnete Daten sind Zeitüberschreitungen - der Mitarbeiter hat vergessen, sich auszuloggen, Rot markierte Daten sind Mitarbeiter, die zur Zeit arbeiten.


Sie können diese Auflistung nach Belieben zeitlich begrenzen, nur einen Tag anzeigen, oder die Daten eines einzelnen Mitarbeiters anzeigen lassen.


Bei einem vergessenen Logout fragen Sie den Mitarbeiter. Seine Telefonnummer sehen Sie in dem Fenster. Beachten Sie bei einer Nachtschicht, den nächsten Tag einzugeben.
über den Button "Arbeit Ausserhalb" können sie bei einem Aussendienst die Anfangs- und Endzeit komplett nachtragen.


Ein vergessene Anmeldung - klicken Sie auf "Arbeitszeit", wählen den Mitarbeiter aus und entfernen den Haken neben "gehen".


Krankheit, Urlaub, Sonderurlaub, Freistellung und Feiertag eintragen



Im Fenster "Zeiterfassung finden Sie den Button "Krankheit" und "Urlaub"....
Tragen Sie hier den ersten und letzten Tag ein.
Das Programm füllt nun automatisch, 5 Tage die Woche (ausser Samstag und Sonntag), die von Ihnen eingegebene Zeit ein. Die Vorgabe ist hier 08:00 Stunden. Sie können diese Zeit ändern.
Wollen Sie einen Samstag oder Sontag als Krankheits- oder Urlaubstag eintragen, wählen Sie "1 Tag" aus.
In der rechten Spalte der Zeiterfassung können Sie nun anhand der Nummer erkennen, um welche Zeiterfassung es sich handelt:
  1. = Arbeitszeit
  2. = Arbeit ausserhalb
  3. = Krankheit
  4. = Urlaub
  5. = Sonderurlaub
  6. = Freistellung
  7. = Feiertag

Auswertungen ausdrucken



Wählen Sie eine Zeitspanne aus
Wenn Sie keine Person auswählen, werden tageweise alle Mitarbeiter mit "Stunden:Minuten" angezeigt.


Bei Auswahl einer Person, werden alle Tage in der Zeitspanne für diese Person angezeigt und am Ende die Stunden und Minutenzahl zusammen gezählt.



Sie können jeden Bericht drucken oder exportieren in Excel, als PDF oder in Word.
Monats Übersicht



Urlaubsplaner



Alle eingetragene Urlaubszeiten werden hier angezeigt.
Drucken Sie die Monate aus und lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche eintragen.
Danach können Sie, nach Überprüfung die Zeiten in das Programm übernehmen.

Datensicherung



Wir empfehlen Ihnen dringend, mindestens 1 x im Monat eine Datensicherung zu machen.
Klicken Sie auf den Button und danach werden Sie gefragt - wohin:


Die Einzelheiten finden Sie nun unter dem Button.


In dem von Ihnen ausgewählten Ordner befindet sich nun ein neuer Ordner "TimeRec.Tdb_Datum + Zeit"
In diesem neuen Ordner befindet sich eine "TimeRec.Tdb". Diese Datei beinhaltet alle Ihre Daten.

Falls Ihr Computer irgendwann einmal crashen sollte, bekommen Sie sofort von uns ein neues Setup für die neu Installation des Programms - natürlich ohne Daten.
Um nun Ihre letzte Datensicherung in das Programm einzubinden, gehen Sie folgendermassen vor:
  1. Installieren Sie das neue Setup - das Programm nicht starten!
  2. Gehen Sie zu folgendem Ordner: C:\Users\Public\Documents\FGSsoftware\TimeRec
  3. Löschen Sie dort folgende Dateien: TimeRec.Tdb und Container.Tdb
  4. Kopieren Sie nun die letzte Datensicherung "TimeRec.Tdb" in diesen Ordner.
  5. Starten Sie nun das Programm. Der erste Start kann, je nach Datenmenge, etwas dauern.

Daten Export (nur registrierte Version)



Wählen Sie die Zeitspanne und das Format (Excel, Access, oder Text mit (;) getrennt) aus.
Sie können diesen Export auch für einen einzelnen Mitarbeiter erstellen.


Wählen Sie den Speicherort für den Export.


Bei diesem Excel Export wurde, in dem von Ihnen ausgewählten Verzeichnis, ein Ordner mit dem Namen "TimeRec_Excel_Datum und Uhrzeit" erstellt. In diesem Ordner befindet sich die "TimeRec.xls". Das Format xls kann mit allen, auch älteren Excel Versionen, geöffnet werden.


Es werden alle relevanten Daten des Mitarbeiters inklusive der Personal ID exportiert. Für eine einfachere Berechnung wird die Arbeitszeit in Minuten angegeben.
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